Kunde füllt das SharePoint-Formular aus
Sobald der Eintrag existiert
Bearbeitende/r wird eingetragen · Flow prüft jede Minute
Die Deadline verschiebt sich
Läuft dauerhaft im Hintergrund
Haken bei „Abgeschlossen“ · Flow prüft jede Minute
Im Team kommen Projekte aus drei Richtungen: YouTube, Intern und Visual. Hinter jedem Briefing stand dieselbe Kette an Handgriffen: Eintrag anlegen, Ordnerstruktur bauen, Planner-Kachel erstellen, Team informieren, Deadline eintragen und am Ende alles wieder aufräumen. Viel Routine, die Zeit kostet, die im eigentlichen Projekt fehlt.
Ich habe die Projektverwaltung als durchgehenden Prozess gedacht: ein Einstieg, ein Datensatz, alles Weitere folgt. Kunden füllen ein SharePoint-Formular aus, daraus entsteht der Projekteintrag, und mehrere Power-Automate-Flows übernehmen den Rest. Jeder Flow schreibt seinen Zustand zurück in die Projektliste — Planner-ID, Kalender-ID, Statusfelder — sodass Änderungen wie eine verschobene Deadline sauber an Kalender und Planner weitergereicht werden.
Ein neues Projekt anzulegen dauerte von Hand rund zehn Minuten. Mit der Automation sind es etwa eine Minute, bis alle Flows durchgelaufen sind. Der Großteil der Projektverwaltung läuft bereits von selbst, ein paar finale Feinheiten stehen noch aus (Stand: Oktober 2026). Ordner, Planner-Kachel, Kalendereinladung und Team-Info entstehen automatisch, Deadlines werden täglich überwacht, und jeden Montag um 08:00 Uhr kommt der Wochenreport: laufende Projekte, Deadlines dieser Woche, überfällige und zuletzt abgeschlossene Projekte, farbcodiert auf einen Blick.
Damit hast du nicht nur Zeit gespart, sondern eine echte Innovation eingebracht …
Nicht alles gehört automatisiert. Zuweisung, Status und das Verschieben der Planner-Kachel bleiben Handarbeit: Das sind Entscheidungen, keine Routine. Für Sonderfälle wie Bearbeiterwechsel, Titeländerung oder das Reaktivieren eines Projekts gibt es klare Prozessregeln.
In Planung sind ein Feedback-Reminder (sieben Tage nach Versand des Entwurfs meldet sich Teams) und ein Tracking der abgelegten Header-Grafiken im Montags-Reporting.